【導入マンション】名古屋市中区新栄、39戸、築18年、組合顧問契約4年目、

管理会社は2年前にリプレイス

 

 

2023年10月に開催された、組合員に対する導入説明会のスライドで説明します。

１，説明会表紙、当社の紹介

1. 今回の大きな変更点は何なのか？を端的に示したタイトルとしました。
2. 4年間顧問を務めていても、そもそも組合活動に無関心な方は、どんな人、どんな会社が顧問なのか、知らないでしょう。そこで、顧問の紹介から始めたものです。
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1. ２，導入の背景

   4年前、当社が組合顧問を引き受けた際、組合員は組合活動への関心が低く、管理会社の業務も投げやり傾向があり、その改善と近々に控えている大規模修繕工事の成功を託されました。

   下表の通り、役員の輪番制が成り立たなくなり、一部の心ある方に負担が偏っていました。

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実は、顧問契約の間も、役員への就任を何度か打診されましたが、管理会社の変更で、きめ細かな管理サポートも実現し、役員の負担軽減に努め、組合員の自主性の継続を促してきました。

 

（以下、次のスライド）
しかし、3期務めた理事長が、一定の改善もできたことから、来期は、続投しないと宣言。その後任がみつからない状況となり、第三者管理の勉強会が始まりました。

 

確かに、役員の成り手確保が難しいため、止むを得ず第三者管理を選択するという理由もありますが、多国籍・賃貸が多い居住者の構成を考えると、プロによる第三者管理の方が、組合にとってメリットがある、と言うポジティブな理由もあります。

 

また、それまでの顧問業務で、業者に忖度せず、組合100％メリットのために尽力してきた実績から、全役員が当社への第三者管理委託に賛成されました。

 

 

３，第三者管理の方式選択

第三者管理には、国交省が出したガイドラインで、3種類あります。

 

その議論の中身は割愛しますが、その中から、現役員、全員一致で、第三者への管理依存度が最も強い「外部管理者総会監督型」を選択しました。

これが、そのイメージ図です。

 

 

「外部管理者総会監督型」のメリット・デメリットとデメリットの解消策です。

 

 

但し、デメリットの解消策には、抜け道もありますし、一度、第三者管理方式にしたら、その仕組みが濫用されても、元に戻すことは、極めて困難になります。

今(2023年12月)、国土交通省で、「管理会社による第三者管理の問題点」について、議論がなされているのは、正に、その理由からなのです。

 

そこで、マンション管理相談センターでは、その弊害を除去するための方策を徹底的に考え、自社が第三者管理を委託される場合であっても、管理者個人の倫理観に左右されない、何重もの組合保護条件を設定しました。

 

それを実現するには、
・管理規約

・第三者管理委託契約

・管理組合と管理会社との管理委託契約

にその仕組みを埋め込むことが必要です。

そのコンセプトと条文例（非公開）等が、このスライドです。

 

そして、この仕組みに抜け道ができないよう、マンション管理に詳しい弁護士に、リーガルチェックを依頼しました。

 

普通、弁護士には、自分（依頼者）に有利になるような契約書を作ってもらうのでしょうが、今回は、その真逆。当社が初期案を作り、それに対して、最も当社に厳しい規約や契約書に仕上げてもらうというものです。

 

このチェックには、約3ヶ月を要し、成案した骨子が下のスライドです。

 

 

 

 

また、第三者管理者へのけん制機能をより働かせるために、管理組合と管理会社の委託契約の中に、「第三者管理者に、組合の財産を棄損させるような行為があった際には、組合の監事に報告する義務」も課しました。

 

これは、私がどれだけクリーンでいる自信があっても、突発的あるいはいつかは、誰かに交代する時が来ます。その時にも、恣意的な運営ができないようにするためです。

 

こうした当社の取組＝住民・組合の利益を守る仕組み・姿勢を評価いただき、偶然にも、時を同じくして、この弁護士に入ったＮＨＫクローズアップ現代からの取材時に、当社を紹介いただきました。

 

４，第三者管理導入コスト

第三者管理を選択すると、当然、その委託費が必要になります。

このマンションの場合は、当社の管理適正化プログラムで、管理コスト（固定費）が下がっており、管理費余剰金が潤沢にあるため、顧問料はそれで賄えることに加え、更に、元々の修繕積立金が安かったのですが、その値上を抑えるための原資にもなっています。
よって、今回、第三者管理導入のためには、顧問料から増える部分だけを考えれば良くなります。
もちろん、第三者管理方式の報酬は、定価のない世界ですから、当社がいくらで引き受けるのか？で組合員の負担が変わります。
そこで考えたのが、多くのマンションで採用されている「役員に就任しない組合員に対する組合活動協力金」。
これは、かつて、最高裁で「月額2500円は妥当」との判決が出ています。この金額の負担であれば、組合員の理解も得られるでしょう。

 

ただし、この金額を全部、委託費に充てるこのではありません。

管理組合側にも、唯一、監事だけが役職として残ります。

この人なら不正なことはしないだろう、と信頼を寄せて第三者管理を依頼するのだとしても、監事として、確認する（監視する）という業務は、それなりに負荷がかかります。

 

よって、組合員から集める2500円/月は、この監事への手当てとしても使われます。

その内訳が下記のスライドです。（戸数などに比例している定価ではありません。マンション毎に算定します）

 

 

もし、この委託費が安いことをアピールする管理会社やマンション管理士がいたら、そこに依頼するのは、お勧めしません。

 

第三者管理を引き受けることによる時間的拘束、精神的拘束、実際の業務を考えると、相当な負荷がかかりますから、サブを付けての二人体制が必要です。第三者管理の報酬が安ければ、住民の無関心を良いことに、手を抜くか、どこかで、それを取り戻すための不当、不正な行為を招くでしょう。（最初から安いことを重視するライト（簡易）メニューのようなものがあれば、別ですが）

 

また、当社は、元々組合顧問として、管理会社や専門業者からの工事提案に対するセカンドオピニオンを提供したり、相見積もりを取得して、組合財産の保全に努めてきましたが、金額や専門性が高く、工事のための仕様書の作成や検査が必要な場合は、別途報酬を申し受けています。

 

その職域は、第三者管理とは違いますから、「これ以上はオプション業務」という区別も明確にしておきます。その峻別により、工事発注におけるコストダウンへのモチベーションも高く維持されるので、結果、第三者管理委託費も、事実上、安くなります。

 

この点は、自社や関係会社で工事を受注する場面で、組合との利益相反を抱える管理会社の第三者管理とは、大きく違うところでしょう。

 

５，なぜＭＡＫＳが第三者管理に取り組むのか？

マンション管理相談センターは、

「第三者管理にしたら、役員就任の負担が減り、バラ色になる」との主張は致しません、

第三者管理の導入については、むしろ、ずっと反対の立場でした。

 

従って、大型マンションで、理事長の負担が大きいという話を聞けば、理事長の負担を軽減するために、顧問契約を一歩進めて、「理事長業務部分代行型顧問契約」というメニューを開発し、役員の成り手がいなくて困っていると聞けば、外部役員に就任し、何とかして、組合の自主性を維持させる働きかけをしてきました。

 

管理組合の利益を守る最も理想的なカタチは、管理組合と管理会社とのアンバランスな力関係を補正する組合顧問がいることだとの考えは、変わりません。

 

一方で、第三者管理が増えつつあるという現実を見ると、その導入時に道を間違えて、不幸を選ぶ組合が増えないことを願います。

 

そのための受け皿が、これまで述べてきたマンション管理相談センターの「100％住民ファーストの第三者管理（外部理事長）方式」です。